2023

Zapytanie ofertowe

„ Sukcesywna dostawa węgla dla potrzeb Gminy Michałów w sezonie grzewczym 2023-24”

I. Nazwa (firma) i adres zamawiającego:
Gmina Michałów

Michałów 115
28-411 MICHAŁÓW
NIP 662 176 33 06 REGON 291010317

tel. (041) 35 65 243, fax (041) 35 65 244
michalow@op.pl, www.michalow.pl
Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 - 15.30

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Zapytanie ofertowe o wartości nieprzekraczającej 130 000 złotych – w oparciu art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605)

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa węgla stanowiącego powszechnie dostępny przedmiot zamówienia o ustalonych standardach jakościowych wraz z rozładunkiem do budynku Urzędu Gminy w Michałowie oraz do budynków usługowo – mieszkalnych w Górach i Sędowicach.

Zamawiający planuje zakupić ok. 55 ton węgla z przeznaczeniem:

- do kotłowni w budynku Urzędu Gminy w Michałowie, Michałów 115 ok. 20 t.

- do kotłowni w budynku usługowo – mieszkalnego w Górach, Góry 114 ( SZOZ) ok. 20 t.

- do kotłowni w budynku usługowo – mieszkalnego w Sędowicach, Sędowice 72 ( SZOZ) ok. 15 t.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia ilości zamawianego opału w zależności od warunków atmosferycznych bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji.

2. Wymagane jest aby dostarczany węgiel był należytej jakości, o parametrach:

- węgiel orzech gat.I: wartość opałowa min. 26 000 kJ/kg, zawartość popiołu max. 7 %,

zawartość siarki max. 0,6 %, zawartość wilgoci max. 9 %;

3. Realizacja dostaw opału:

a) Dostawa węgla będzie następować sukcesywnie w zależności od potrzeb Zamawiającego.

b) Jednorazowa dostawa do poszczególnych obiektów wyniesie 6 – 8 ton. Nie dopuszcza się możliwości łączenia dostaw z uwagi na utrudniony dojazd do miejsc rozładunku.

c) Dostawy odbywać się będą transportem Wykonawcy i na jego koszt wraz z rozładunkiem do miejsc wskazanych przez Zamawiającego, znajdujących się przy obiektach objętych postępowaniem.

4. Ilość stanowi wartość szacunkową, co oznacza, że ostateczna ilość zamawiana na podstawie umowy może ulec zmianie. Wykonawcy nie przysługują względem Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia z tytułu niezrealizowania pełnej ilości przedmiotu zamówienia.

5. Wszelkie koszty realizacji przedmiotu umowy, w szczególności koszty załadunku, rozładunku i ubezpieczenia ponosi Wykonawca.

Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji, które mogą być konieczne do prawidłowej wyceny oferty i podpisania umowy, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny lub pominięcie elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy.

6. Wykonawca będzie dostarczał węgiel na zlecenie złożone drogą elektroniczną lub telefonicznie przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć zamawianą ilość węgla w terminie 4 dni od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego.

Dostawy będą odbywać się od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 15:00.

7. Dostawa węgla odbywać się będzie w obecności przedstawiciela Zamawiającego.

8. Wykonawca przy każdej dostawie zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu dokument potwierdzający ilość (wagę) dostarczonego opału do poszczególnych budynków .

9. Każdorazowo do faktury Wykonawca zobowiązany będzie dołączyć:

a) aktualne świadectwo jakości węgla, w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem,

b) dokument potwierdzający ilość (wagę) dostarczonego opału (WZ) oraz wydruk z ważenia na wadze.

10. Na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca przedstawi dokumenty potwierdzające wymagane parametry jakościowe i opałowe (np. protokoły z badań czy analiz, certyfikat/świadectwo jakości wystawione przez producenta, potwierdzające oferowaną jakość i rodzaj dostarczanego węgla, zawierający wszystkie wymagane przez Zamawiającego parametry).

11. Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość wymaganego paliwa.

Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu, wymiany części lub całości dostawy na własny koszt, jeżeli nie będzie odpowiadać parametrom wskazanym przez Zamawiającego, a także zawierać będzie inne zanieczyszczenia.

12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do losowej kontroli ilości dostarczonego węgla. W przypadku stwierdzenia niezgodności (waga opału faktycznie dostarczonego jest mniejsza niż wykazana na fakturze) Wykonawca zobowiązuje się do dokonania korekty faktury i wskazania w niej wielkości faktycznych oraz poniesienia kosztów kontroli wagi.

13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do losowej kontroli jakości dostarczonego węgla.

W przypadku udowodnionej złej jakości węgla, Wykonawca będzie zobowiązany pokryć wszelkie koszty poniesione przez Zamawiającego (w szczególności koszty analizy laboratoryjnej i ewentualnego zakupu węgla u innego dostawcy, koszty usuwania awarii urządzeń lub koszty ich wymiany, jeżeli zastosowany węgiel, niespełniający wymagań jakościowych, spowoduje ich uszkodzenie lub zniszczenie), a także na własny koszt i we własnym zakresie odebrać od Zamawiającego zakwestionowaną partię opału i dostarczyć węgiel w ilości i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

IV. Termin wykonania zamówienia:
Wymagany termin wykonania zamówienia:

Od dnia podpisania umowy do 31 maja 2024 r.

V. Opis sposobu przygotowania ofert:

1) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2) Ofertę należy złożyć na druku OFERTA – załącznik nr 1 do zapytania, bez nanoszenia jakichkolwiek zmian. Koperta z ofertą powinna być opatrzona w dane Wykonawcy oraz napis: Oferta na: ”Sukcesywna dostawa węgla dla potrzeb Gminy Michałów w sezonie 2023-24 ”.

VI. Miejsce i termin składania ofert:

1). Oferty należy składać osobiście lub pocztą – decyduje data otrzymania oferty przez Zamawiającego- w zaklejonych nieprzeźroczystych kopertach do dnia 05.09.2023 r. do godziny 15⁰⁰ w siedzibie Zamawiającego- Urząd Gminy w Michałowie, Michałów 115, 28 – 411 Michałów, pokój nr 1 ( sekretariat).

2). Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

VII. Opis kryteriów i sposobu obliczania ofert:

Zamawiający dokona oceny na podstawie kryterium: Cena – 100%

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej www.michalow.pl

IX. Istotne postanowienia:

Istotne dla stron postanowienia zawarto w projekcie umowy, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

X. Dodatkowe informacje:

Zamawiający może unieważnić postępowanie na każdym etapie bez podania przyczyny. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

Dodatkowych informacji udziela Dąbek – Nocuń Renata pod numerem telefonu (41) 35 65 243 wew. 45.

VII. Dodatkowe informacje

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Michałów, którą reprezentuje Wójt Gminy Michałów, Michałów 115, 28-411 Michałów tel. (41) 35 65 243, adres e-mail: michalow@op.pl;

• inspektorem danych osobowych w Gmina Michałów jest kontakt: adres e-mail: inspektor@cbi24.pl

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „ Sukcesywna dostawa węgla na potrzeby Gminy Michałów w sezonie grzewczym 2023-24” prowadzonym w trybie zapytania o cenę przez okres trwania umowy;

• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania.

• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

• Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

− dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania,

− w przypadku, gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

• Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia;

- na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych.

Wójt Gminy

Bogusław Kowalczyk

Załączniki:

- Formularz  ofertowy

- Projekt umowy